Spørgsmål & Svar
- Om Kollegiekontorets hovedbestyrelse

En hovedbestyrelse er den gruppe, der har det overordnede ansvar for en organisation. I Kollegiekontoret betyder det, at hovedbestyrelsen sætter retningen, træffer de større beslutninger og holder øje med, at økonomi, drift og udvikling hænger sammen.

Hovedbestyrelsen tager ikke hånd om alle hverdagens praktiske opgaver. Det gør administrationen. Bestyrelsens opgave er i stedet at se på helheden og sikre, at Kollegiekontoret fortsat tilbyder gode boliger, god service og reel indflydelse til unge beboere.

Som medlem er du derfor med dér, hvor beslutningerne bliver truffet.

Hovedbestyrelsen har ansvar for hele Kollegiekontoret og de boligafdelinger, der hører til organisationen. Den arbejder blandt andet med:

• Organisationens økonomi, budgetter og regnskaber
• Vedligeholdelse og større renoveringer
• Udvikling af eksisterende boliger
• Køb af grunde og planer om nye ungdomsboliger
• Servicen til beboere og boligsøgende
• De overordnede rammer for administrationens arbejde
• Nye idéer, projekter og samarbejder

Bestyrelsen skal både tænke på livet i boligerne her og nu og på, hvordan ungdomsboligerne skal udvikle sig i fremtiden.

Hovedbestyrelsen består af forskellige grupper, så flere perspektiver bliver hørt. Her sidder blandt andet repræsentanter for beboerne, Kollegiekontorets garanter og medarbejderne.

Beboerne har en central rolle. Det er vigtigt, fordi de kender hverdagen i boligerne og ved, hvilke udfordringer og muligheder der betyder noget for dem, der bor der.

Som medlem repræsenterer du dog ikke kun dit eget kollegium eller din egen afdeling. Du er med til at træffe beslutninger for hele organisationen.

Beboernes indflydelse foregår på flere niveauer:

Afdelingsbestyrelsen arbejder med forholdene på det enkelte kollegium eller i den enkelte boligafdeling. Det kan eksempelvis være husorden, aktiviteter, vedligeholdelse og afdelingens budget.

Repræsentantskabet er Kollegiekontorets øverste myndighed. Her deltager repræsentanter fra boligafdelingerne sammen med hovedbestyrelsen. Repræsentantskabet træffer de mest overordnede beslutninger og vælger en del af hovedbestyrelsen.

Hovedbestyrelsen har ansvaret for den samlede organisation og følger løbende op på økonomi, drift, udvikling og større projekter.

Administrationen står for den daglige drift og omsætter beslutningerne til handling. Den arbejder blandt andet med udlejning, økonomi, teknik, vedligeholdelse og beboerservice.

Som medlem af hovedbestyrelsen skal du ikke selv administrere boliger, udarbejde regnskaber eller styre byggeprojekter. Din opgave er at være med til at vurdere forslag, stille spørgsmål og træffe beslutninger.

Det betyder typisk, at du:

• Læser materialet inden møderne
• Deltager aktivt i diskussionerne
• Stiller spørgsmål, når noget er uklart
• Bidrager med erfaringer og idéer fra beboernes hverdag
• Ser på konsekvenserne for både beboere, økonomi og organisation
• Tager ansvar for de beslutninger, bestyrelsen træffer

Du behøver ikke have en bestemt uddannelse eller erfaring med bestyrelsesarbejde. Det vigtigste er, at du er nysgerrig, engageret og klar til at sætte dig ind i sagerne.

Nej. Administrationen har den faglige viden om eksempelvis økonomi, byggeri, udlejning og lovgivning. Den sørger for, at bestyrelsen får et ordentligt grundlag at træffe beslutninger ud fra.

Bestyrelsens styrke er noget andet: medlemmernes erfaringer, holdninger og kontakt til beboernes hverdag.

Det gode bestyrelsesarbejde opstår, når administrationens faglige viden møder beboernes perspektiver. Du må derfor gerne spørge, bede om en forklaring eller udfordre et forslag. Det er en vigtig del af rollen.

Ja. Du kan foreslå nye initiativer og tage emner op, som du mener, hovedbestyrelsen bør arbejde med.

Administrationen kan hjælpe med at undersøge idéen og beskrive muligheder, økonomi og konsekvenser. På den måde kan bestyrelsen tage stilling på et oplyst grundlag.

En idé behøver ikke være færdig, før du bringer den op. Bestyrelsen er også et sted, hvor idéer kan diskuteres og udvikles sammen med andre.

Hovedbestyrelsen mødes nogle gange om året. Inden møderne modtager medlemmerne en dagsorden og materiale om de sager, der skal behandles.

På møderne orienterer administrationen om organisationens udvikling, og bestyrelsen diskuterer aktuelle emner og træffer beslutninger. Du får mulighed for at stille spørgsmål og komme med dine synspunkter, før en beslutning bliver taget.

Der udarbejdes referat af møderne, så det er tydeligt, hvad der er blevet besluttet.

Hovedbestyrelsen vælger et mindre forretningsudvalg blandt sine medlemmer. Udvalget består blandt andet af bestyrelsens formand og næstformand.

Forretningsudvalget mødes oftere end den samlede hovedbestyrelse. Det følger organisationens arbejde tættere, behandler løbende sager og forbereder emner, der senere skal besluttes af hovedbestyrelsen.

Bestyrelsesarbejde bygger på tillid. Som medlem kan du få adgang til oplysninger, der ikke må deles med andre. Derfor har du tavshedspligt og skal behandle fortroligt materiale ansvarligt.

Du skal også være opmærksom på habilitet. Det betyder, at du ikke må deltage i behandlingen af en sag, hvis du selv, din familie eller andre nærtstående har en særlig personlig eller økonomisk interesse i resultatet. Er du i tvivl, skal du sige det til bestyrelsen.

Fordi du får mulighed for at gøre en reel forskel.

Du kan være med til at påvirke rammerne for tusindvis af nuværende og kommende beboere. Samtidig får du erfaring med samarbejde, økonomi, strategi, demokrati og beslutningsprocesser – erfaringer, som også kan være værdifulde i studie- og arbejdslivet.

Du behøver ikke kende alle svarene fra starten. Du skal bare have lyst til at engagere dig, lytte til andre og være med til at udvikle ungdomsboligerne i Aarhus.

Jo mere du deltager, desto større indflydelse får du.