Svar på det meste

Afdelingsbestyrelsen repræsenterer beboerne og har indflydelse på afdelingens drift, økonomi og aktiviteter. Her kan du læse om seks af bestyrelsens vigtigste opgaver.

1. Foreslå arbejder og aktiviteter på kollegiet.

Afdelingsbestyrelsen kan foreslå vedligeholdelsesarbejder, forbedringer og aktiviteter i afdelingen. Ønsker til det kommende års budget skal sendes til Kollegiekontoret inden nytår.

Afdelingsbestyrelsens opgave er at sætte retning og træffe beslutninger – ikke at stå for den daglige administration. Kollegiekontoret vurderer derfor forslagene og sikrer, at de kan gennemføres inden for de økonomiske og juridiske rammer. Herefter udarbejder Kollegiekontoret et forslag til afdelingens budget.

Hvis afdelingsbestyrelsen ikke sender forslag, udarbejder Kollegiekontoret budgettet på baggrund af afdelingens behov og den driftsansvarliges vurdering.

De overordnede rammer for arbejder og aktiviteter skal godkendes på et afdelingsmøde, før de sættes i gang. Medfører et forslag en huslejestigning på mere end 15 procent af den gældende årlige husleje, skal forslaget sendes til urafstemning blandt afdelingens beboere, hvis mindst 25 procent af de stemmeberettigede deltagere på afdelingsmødet kræver det.

2. Gennemgå budget og regnskab

Afdelingsbestyrelsen gennemgår og godkender afdelingens driftsbudget og årsregnskab sammen med repræsentanter fra Kollegiekontoret.

Budgettet skal derefter fremlægges til godkendelse på afdelingsmødet. Læs mere under Budget- og regnskabsmøde med Kollegiekontoret.

3. Bruge de afsatte beløb til sociale aktiviteter

Afdelingsbestyrelsen beslutter, hvordan de beløb, der er afsat til sociale aktiviteter og afdelingsmøder, skal bruges.

Pengene skal anvendes til formål, der kommer afdelingens beboere til gavn. Læs mere under Sociale aktiviteter.

4. Være med til at sikre god orden

Afdelingsbestyrelsen skal holde øje med, om der er god orden i afdelingen. Bestyrelsen skal ikke selv behandle konkrete klager eller give påtaler til enkelte beboere. Sådanne sager skal sendes videre til Kollegiekontoret.

5. Indkalde til beboermøde

Afdelingsbestyrelsen skal indkalde til og være med til at gennemføre det ordinære afdelingsmøde. På mødet kan beboerne blandt andet tage stilling til budgettet, indkomne forslag og valg til afdelingsbestyrelsen.

Læs mere under Beboermødet.

6. Holde afdelingsbestyrelsesmøder

Afdelingsbestyrelsen holder møder efter behov og træffer beslutninger om bestyrelsens løbende arbejde.

Læs mere under Afdelingsbestyrelsesmøder.

Møder i afdelingsbestyrelsen indkaldes med mindst otte dages varsel. Hvis bestyrelsen behandler fortrolige sager, skal mødet eller den relevante del af mødet holdes lukket. Bestyrelsens medlemmer har tavshedspligt om fortrolige oplysninger.

Afdelingsbestyrelsen kan træffe beslutninger, når mindst halvdelen af medlemmerne er til stede. Forpersonen leder mødet, og beslutninger træffes ved simpelt flertal. Hvis stemmerne står lige, er forpersonens stemme afgørende. Er forpersonen ikke til stede, skal sagen udsættes til et senere møde, hvis stemmerne står lige.

Der skal skrives referat af mødet. Referatet sendes til Kollegiekontoret – enten til sekretariatet eller til kollegiets projekt- og driftsleder. Det gør det muligt for Kollegiekontoret at hjælpe med og følge op på bestyrelsens beslutninger.

Referatet skal også offentliggøres, så beboerne kan følge med i afdelingsbestyrelsens arbejde. Fortrolige og personfølsomme oplysninger må ikke fremgå af den offentliggjorte version.

Alle kollegier holder ét obligatorisk ordinært beboermøde om foråret (budgetmøde). De fleste afholder også et ordinært møde om efteråret (regnskabsmøde).

På budgetmødet om foråret fremlægges budgettet af afdelingsbestyrelsen og godkendes af beboerne. Dette møde skal afholdes  før d. 1. maj.

Afdelingsbestyrelsen skal indkalde alle beboere skriftligt med mindst fire ugers varsel. Indkaldelsen skal oplyse tid, sted og dagsorden. Send indkaldelsen til Kollegiekontoret, så sørger vi for at sende den ud til beboerne for jer. I kan bruge skabelonen, som ligger i Toolkit. Jeres budget bliver lagt på hjemmesiden senest 1 uge før mødet.

Kollegier med ét ordinært beboermøde (budgetmødet om foråret)

På disse kollegier er det kun budgettet, der skal godkendes af beboerne. Regnskabet skal blot gøres tilgængelig for beboerne på kollegiets hjemmeside. Det sørger Kollegiekontoret for.

Dagsorden for budgetmødet
Dagsordenen for beboermødet har nogle obligatoriske punkter. Nedenfor beskriver vi jeres opgaver inden for hvert obligatorisk punkt:

Mødet starter. En beboer vælges til ordstyrer og en anden til at skrive referatet. Det er en god idé, at I allerede inden mødet har tænkt over, hvem der skal have disse poster.

Året der er gået. I fortæller beboerne, hvad der sket på kollegiet i løbet af året.

I godkender budgettet. I fremlægger budgettet for beboerne og derefter godkendes det.

Forslag. Beboerne skal sende forslag til jer senest 2 uger inden mødet. I skal sende dem videre til Kollegiekontoret så hurtigt som muligt, så vi kan nå at kommentere dem eller lave beregninger. Kollegiekontoret sørger for at forslagene kommer på hjemmesiden senest en uge før mødet.

I finder skabelon til invitation og referat til budgetmødet og skabelon til forslag under Toolkit.

Valg til bestyrelsen. Valgperioden er 1 år. Jeres bestyrelse består af enten 3 eller 5 medlemmer og alle er på valg hvert år. Det er også en god ide at vælge nogle suppleanter. I må gerne genopstille. Når bestyrelsen er valgt, skal I konstituere jer med formand og kasserer.

Evt. Her I kan drøfte emner, men I kan ikke vedtage noget.

Kollegier med to beboermøder

De kollegier, som har to årlige ordinære beboermøder skal bruge den samme dagsorden som ovenfor. Dog udskiftes budgettet med regnskabet. Regnskabsmødet skal afholdes senest d. 31. december.

I finder skabelonen til invitation og referat til regnskabsmøde under Toolkit.

Regnskabet lægges på kollegiets hjemmeside. Det sørger Kollegiekontoret for.

Bestyrelsen skal sørge for at det korte referat sendes videre til Kollegiekontoret, som sørger for at referatet lægges på jeres hjemmeside. Kollegiekontoret registrer også hvem der er valgt til bestyrelsen og sørger for, at jeres beslutninger føres ud i livet.

Er du i tvivl om, hvordan afstemninger foregår, se punktet afstemninger på beboermøder nedenfor

Afstemninger på beboermøderne

Beboermødernes beslutninger vedtages ved stemmeflerhed blandt de tilstedeværende. Man kan altså ikke stemme via fuldmagt. Uanset om der kun kommer tre eller 100 beboere til et mødet, kan et forslag altså vedtages, hvis der er flertal for det.
Hvert lejemål (dvs. den/de personer, der står på lejekontrakten) har to stemmer uanset lejemålets størrelse.

Personer, der bor til fremleje, har ingen stemmeret og kan ikke vælges til bestyrelsen.

Hvis blot en enkelt af de stemmeberettigede ønsker det, skal ordstyreren lade afstemninger foregå skriftligt. Ved afstemninger gælder det altid, at hvert lejemål har to stemmer, uafhængig af antallet af beboere i boligen.

Se desuden punktet om Urafstemninger og punktet om valg til bestyrelse.

Senest 1. januar giver I besked til jeres projekt- og driftsleder, hvis I ønsker at ændre beløbet, der skal reserveres til sociale aktiviteter fra 1. august.

Senest 15. marts skal kassereren have lavet et budget i Sharepoint for det næste regnskabsår, som begynder 1. august. Man kan f.eks. bruge pengene herfra til sociale arrangementer for alle beboere og til mad og drikke på beboermøderne.

Se punktet kasserer for mere information om denne post.

Se en how to guide i Toolkit

Budgetmøder
Bestyrelsen holder i marts eller april møde med Kollegiekontoret, hvor det kommende års budget gennemgås og godkendes. Jeres økonomimedarbejder, projekt- og driftsleder og varmemester er med til mødet.

Beboermødet skal også godkende budgettet, så bestyrelsen har til opgave at fremlægge budgettet på beboermødet. På baggrund af budgettet varsler Kollegiekontoret evt. huslejestigninger til beboerne.

Regnskabsmøder
I oktober eller november holdes der møde, hvor det foregående års regnskab gennemgås og godkendes.

På kollegier med to årlige beboermøder forelægger bestyrelsen regnskabet for beboerne til godkendelse.

Budgettet og regnskabet godkendes udover af afdelingsbestyrelsen og afdelingsmødet også af hovedbestyrelsen. Hvis der er uenighed om et budget blandt de parter, som skal godkende det, bliver det sendt til Aarhus Kommune, som træffer endelig afgørelse om det.

Kollegiekontoret aftaler i god tid inden mødetider med jer. I kan finde budgetter og regnskabet på kollegiets hjemmeside og på webzonen.

På budget- og regnskabsmøderne snakker vi også om kollegiets drift.  Hvis du har spørgsmål eller bemærkninger til kollegiets nuværende eller fremtidige drift eller til varmemestrenes arbejde, er det et oplagt tidspunkt at tage dem op på.

Hvis I vil har ideer til nye tiltag på kollegiet, som kan få indflydelse på huslejen, så skal I i god tid inden mødet sende en mail til jeres driftsleder, så han eller hun kan forberede sig på at snakke med jer om det på mødet.

Her finder du ansøgningsskemaet til at ansøge om tilskud til fysiske tiltag.

Her finder du ansøgningskemaet til at ansøge om tilskud til sociale aktiviteter.

Ekstraordinært beboermøde holdes når:

• bestyrelsen finder anledning hertil
• mindst 25 % af de fremmødte stemmeberettigede deltagere på et beboermøde ønsker et bestemt emne behandlet
• der tidligere er truffet en beslutning om det
• Kollegiekontorets bestyrelse beder afdelingsbestyrelsen om det

Indkaldelse til ekstraordinært afdelingsmøde skal ske med mindst to ugers varsel

På det ekstraordinære afdelingsmøde vil kun de punkter, der har forårsaget mødet, kunne blive behandlet.

Kontakt Kollegiekontoret, hvis I vil indkalde til et ekstraordinært beboermøde.

Alle stemmeberettigede beboere har ret til at stille et forslag og få det behandlet på et beboermøde.

Forslag skal sendes til bestyrelsen senest 2 uger inden beboermødet afholdes.

Forslagene skal offentliggøres for kollegiets beboere på hjemmesiden senest en uge før mødet.

Kollegiekontoret vil kommentere eller lave beregninger på forslag, så vidt det er muligt. Hvis det kræver indhentning af tilbud, er det ikke altid vi kan nå det på 14 dage – så send forslag i så god tid som muligt.

SKABELON TIL FORSLAG (udfyldes og sendes til bestyrelsen).

I kan finde oplysninger på jeres kontakter på Kollegiekontoret på webzonen.

Når budgettet er godkendt, sender Kollegiekontoret meddelelse til alle beboere om eventuelle huslejeændringer. Huslejestigninger meddeles til beboeren mindst tre måneder før de træder i kraft.
Eventuelle huslejenedsættelser varsles mindst en måned før.

Det er kassereren som får adgang til sharepoint, hvor han eller hun kan få overblik over regnskabet, som Kollegiekontoret laver for jer.

Kassereren skal sørge for at alle bilag er sendt til socialakt@kollegiekontoret.dk  senest senest 15/8.

Kasserer

Kollegiekontoret behandler klagesager.

Afdelingsbestyrelsens opgave i denne sammenhæng er at sende klagerne videre til Kollegiekontoret, hvis I modtager dem.

Hvis I er vidende om alvorlige husordensovertrædelser, vil vi også gerne høre fra jer.

I kan evt. henvise beboere til at benytte sig af Kollegiekontorets klagesagsblanket, som ligger under menupunktet blanketter her på hjemmesiden

Information om organisationsbestyrelsen findes her.

Et regnskabsår løber fra d. 1.8 til den 31.7.

På et af de første afdelingsmøder på dit kollegium er der blevet vedtaget en forretningsorden for afdelingsbestyrelsens arbejde.

Dit kollegium kan have vedtaget en anden forretningsorden, men de fleste bruger nedenstående standard. Meget af det, som bliver beskrevet i denne forretningsorden, er gentagelse af noget, som allerede er beskrevet og uddybet andetsted her i denne FAQ.

Det er ikke desto mindre vigtigt, at forretningsordenen kommer med i dens fulde ordlyd, da det er den juridisk gyldige ramme, der skal sikre, at formalia bliver overholdt i afdelingsbestyrelsens arbejde.

AFDELINGSBESTYRELSENS STANDARD FORRETNINGSORDEN

• Er formanden blevet valgt direkte på afdelingsmødet, konstituerer afdelingsbestyrelsen sig med næstformand, sekretær og kasserer.
• Er der ikke særskilt valgt formand på afdelingsmødet, konstituerer afdelingsbestyrelsen sig med formand, næstformand, sekretær og kasserer.
• Valgperioden er 1 år. Genvalg kan finde sted.

AFDELINGSBESTYRELSENS MØDER, BESLUTNINGSDYGTIGHED M.V.

• Afdelingsbestyrelsesmøde med administrationen afholdes mindst 2 gange om året, samt når mindst 2 medlemmer af afdelingsbestyrelsen anmoder herom.
• Indkaldelsen sker skriftligt med mindst 8 dages varsel og med angivelse af dagsorden.
• Afdelingsbestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst halvdelen af medlemmerne er til stede.
• Formanden leder møderne. Beslutning træffes af de tilstedeværende afdelingsbestyrelsesmedlemmer ved simpel stemmeflerhed. Står stemmerne lige, gør formandens stemme udslaget.
• Der tages referat af bestyrelsesmøderne, der på næstfølgende møde underskrives af afdelingsbestyrelsen. Står stemmerne lige, gør formandens stemme udslaget.
• Afdelingsbestyrelsens arbejde er ulønnet.
• I afdelingsbestyrelsens møder deltager normalt afdelingernes projekt- og driftsleder  og 2 repræsentanter fra administrationen, dog uden stemmeret.

AFDELINGSBESTYRELENS OPGAVER OG ANSVAR

• Afdelingsbestyrelsen har det kontrollerede tilsyn med afdelingernes drift og vedligeholdelse og har påtaleret i alle afdelingernes anliggender. Dersom afdelingsbestyrelsen under sit tilsyn finder forhold, som giver anledning til påtale, må dette ske til boligorganisationens ledelse eller Kollegiekontoret.
• påtale eller egentlige klager fra afdelingsbestyrelsen over ejendomsfunktionærens arbejde, må rettes til administrationen, som i tilfælde af uoverensstemmelse med afdelingsbestyrelsen herom kan forelægge sagen for boligorganisationens ledelse.
• Afdelingsbestyrelsen godkender driftsbudget og årsregnskab for afdelingen.
• Afdelingsbestyrelsen forelægger driftsbudget for afdelingsmødet til godkendelse.
• Afdelingsbestyrelsen forelægger de overordnede rammer for iværksættelse af arbejder og aktiviteter i afdelingen for afdelingsmødet til godkendelse, forinden disse iværksættes.

TAVSHEDSPLIGT

• Afdelingsbestyrelsens møder er lukkede. Afdelingsbestyrelsen pålægges tavshedspligt angående oplysninger af fortrolig karakter vedrørende afdelingens eller beboeres forhold, herunder med hensyn til de fra beboerne modtagne henvendelser og klager. Det samme gælder for suppleanter og ansatte, der deltager i møderne, hvor sager af denne art behandles. Kun trufne beslutninger må refereres overfor beboerne.
• Hvert afdelingsbestyrelsesmedlem er ansvarlig for, at det materiale han/hun modtager, ikke kommer udenforstående i hænde. Afdelingsbestyrelsens medlemmer skal videregive relevant materiale til sine efterfølgere. Materiale, der ikke videregives skal afleveres til Kollegiekontoret (kan afleveres til varmemesteren i forbindelse med fraflytning).

HABILITET M.V.

• Et bestyrelsesmedlem må ikke deltage i behandlingen af forhold, hvor vedkommende har en særlig personlig interesse i sagens udfald, eller his der i øvrigt foreligger omstændigheder, som er egnede til at vække tvivl om vedkommendes upartiskhed. Bestyrelsens kan beslutte, at den pågældendes suppleant indtræder ved behandlingen af forholdet.
• Hvis der kan foreligge forhold, som er nævnt i pkt. 5.1., påhviler det afdelingsbestyrelsesmedlemmet selv at meddele dette til afdelingsbestyrelsen. Afdelingsbestyrelsen afgør herefter, om vedkommende er inhabil.
• Får et afdelingsbestyrelsesmedlem sit lejemål ophævet pga. manglende huslejebetaling, er Kollegiekontoret forpligtet til at orientere den øvrige bestyrelse herom, og den pågældende betragtes som udtrådt af afdelingsbestyrelsen, og suppleanten indtræder.
• Får et afdelingsbestyrelsesmedlem sit lejemål ophævet pga. overtrædelse af husorden eller anden årsag, og sagen indbringes for retten, skal den pågældende lade sig suspendere i den tid, sagen verserer, og suppleanten skal indtræde.
• Findes ingen suppleant, er det op til bestyrelsen selv at afgøre, om den vil fortsætte med de resterende afdelingsbestyrelsesmedlemmer indtil ordinært, obligatorisk afdelingsbestyrelsesmøde finder sted, eller om der skal indkaldes til ekstraordinært afdelingsmøde for nyvalg til afdelingsbestyrelsen.
• En på kollegiet ansat lønnet beboer kan ikke være medlem af afdelingsbestyrelsen.

KLAGER

• Klagesager behandles af Kollegiekontoret.

• Nærværende forretningsorden træder i kraft ved underskrivelsen.

• Beslutninger om ændringer i forretningsordenen kræver vedtagelse af mindst 2/3 af den samlede afdelingsbestyrelse.

Afdelingsbestyrelsen har tavshedspligt vedrørende fortrolige oplysninger angående kollegiets og beboeres forhold forhold, herunder beboeres personlige og private anliggender og kollegiets økonomiske og interne forhold. Kun trufne beslutninger må refereres til beboerne.

Tavshedspligten gælder kun videregivelse af oplysninger til uvedkommende.

Hvis du har dokumenter med personoplysninger liggende i forbindelse med dit låses ind i en skuffe/skabe eller gemmes i et dokument med kode på, så uvedkommende ikke får adgang til dem.

Indimellem er der behov for, at en sags afgørelse lægges ud til urafstemning, der er en skriftlig (hemmelig) afstemning blandt alle stemmeberettigede i afdelingen.

Urafstemning finder sted, når:

• 25 % af de fremmødte stemmeberettigede på afdelingsmødet beslutter, at et forslag der behandles på et afdelingsmøde vedr. budgettet, skal afgøres endeligt ved en urafstemning.
• 25 % af de fremmødte stemmeberettigede på afdelingsmødet beslutter, at et forslag, der vedrører vedligeholdelsesarbejder eller andre planlagte aktiviteter, som medfører en huslejestigning på mindst 15 % skal afgøres endeligt ved en urafstemning.
• afdelingsbestyrelsen beslutter, at et forslag, som egentlig hører under afdelings-bestyrelsens eget beslutningsområde, skal afgøres endeligt ved urafstemning.
• Flertallet af fremmødte på afdelingsmødet ønsker et emne behandlet, som ikke vedrører budgettet eller aktiviteter i afdelingen. (F.eks. husordensændringer)

Hvis et forslag har været til urafstemning, kan en ny urafstemning om samme forslag først finde sted efter det efterfølgende afdelingsmøde, hvor budgettet er på dagsordenen.

For urafstemninger gælder følgende:

• Afstemningen skal være hemmelig.

• Det, der stemmes om, skal være krystalklart.
• Afstemningsmaterialet skal være formuleret sådan, at beboerne skal sige JA eller NEJ til et bestemt spørgsmål – og kende konsekvensen af dette JA eller NEJ.
• Beboerne skal vide nøjagtigt, hvor de skal aflevere deres stemmeseddel, i hvilken form og hvornår der er sidste frist for rettidig indlevering.
• Stemmesedlen skal afleveres på et neutralt sted, f.eks. i en aflåst boks på ejendomsfunktionærens kontor eller lignende.
• Hver bolig/lejekontrakt har to stemmer, uafhængig af antallet af beboere i boligen.

• Hvis et forslag skal til urafstemning, anbefaler vi, at I henvender jer til Kollegiekontoret for hjælp til at gennemføre urafstemningen. Det kan være vanskeligt at bære sig rigtigt ad i forbindelse med en urafstemning – og hvis man laver fejl, kan det betyde, at afstemningen i værste fald er ugyldig.

Ved indtrædelsen i afdelingsbestyrelsen har du fået en mail fra Kollegiekontoret, som indeholder de koder, du skal bruge til at logge på WebZonen på kollegiekontoret.dk.

WebZonen er en informationskilde i forbindelse med dit bestyrelsesarbejde. Her finder du bl.a. referater fra budget- og regnskabsmøderne samt budgetter og regnskaber. Du finder også en oversigt over alle adresser på dit kollegium, hvoraf det fremgår, hvornår der flytter nye lejere ind (denne kan f.eks. være relevant, hvis I beslutter jer for at lave en velkomstkomité til nye lejere).