Svar på det meste

Beboermødernes beslutninger vedtages ved <strong>stemmeflerhed</strong> blandt de tilstedeværende. Man kan altså ikke stemme via fuldmagt. Uanset om der kun kommer tre eller 100 beboere til et mødet, kan et forslag altså vedtages, hvis der er flertal for det.
Hvert lejemål (dvs. den/de personer, der står på lejekontrakten) har&nbsp;<strong>to stemmer</strong>&nbsp;uanset lejemålets størrelse.

Personer, der bor til fremleje, har ingen stemmeret og kan ikke vælges til bestyrelsen.

Hvis blot en enkelt af de stemmeberettigede ønsker det, skal ordstyreren lade afstemninger foregå skriftligt. Ved <strong>afstemninger</strong>&nbsp;gælder det altid, at&nbsp;<strong>hvert lejemål har to stemmer</strong>, uafhængig af antallet af beboere i boligen.

Se desuden punktet om&nbsp;<strong>Urafstemninger </strong>og punktet om <strong>valg til bestyrelse.</strong>

Alle kollegier holder ét obligatorisk ordinært beboermøde om foråret (budgetmøde). De fleste afholder også et ordinært møde om efteråret (regnskabsmøde).

På budgetmødet om foråret fremlægges budgettet af afdelingsbestyrelsen og godkendes af beboerne. Dette møde skal afholdes  før d. 1. maj.

Bestyrelsen skal indkalde alle beboere skriftligt med mindst fire ugers varsel. Indkaldelsen skal oplyse tid, sted og dagsorden. Send indkaldelsen til Kollegiekontoret, så sørger vi for at sende den ud til beboerne for jer. I kan bruge skabelonen, som ligger i Toolkit. Jeres budget bliver lagt på hjemmesiden senest 1 uge før mødet.

Kollegier med ét ordinært beboermøde (budgetmødet om foråret)

På disse kollegier er det kun budgettet, der skal godkendes af beboerne. Regnskabet skal blot gøres tilgængelig for beboerne på kollegiets hjemmeside. Det sørger Kollegiekontoret for.

Dagsorden for budgetmødet
Dagsordenen for beboermødet har nogle obligatoriske punkter. Nedenfor beskriver vi jeres opgaver inden for hvert obligatorisk punkt:

Mødet starter. En beboer vælges til ordstyrer og en anden til at skrive referatet. Det er en god idé, at I allerede inden mødet har tænkt over, hvem der skal have disse poster.

Året der er gået. I fortæller beboerne, hvad der sket på kollegiet i løbet af året.

I godkender budgettet. I fremlægger budgettet for beboerne og derefter godkendes det.

Forslag. Beboerne skal sende forslag til jer senest 2 uger inden mødet. I skal sende dem videre til Kollegiekontoret så hurtigt som muligt, så vi kan nå at kommentere dem eller lave beregninger. Kollegiekontoret sørger for at forslagene kommer på hjemmesiden senest en uge før mødet.

I finder skabelon til invitation og referat til budgetmødet og skabelon til forslag under Toolkit.

Valg til bestyrelsen. Valgperioden er 1 år. Jeres bestyrelse består af enten 3 eller 5 medlemmer og alle er på valg hvert år. Det er også en god ide at vælge nogle suppleanter. I må gerne genopstille. Når bestyrelsen er valgt, skal I konstituere jer med formand og kasserer.

Evt. Her I kan drøfte emner, men I kan ikke vedtage noget.

Kollegier med to beboermøder

De kollegier, som har to årlige ordinære beboermøder skal bruge den samme dagsorden som ovenfor. Dog udskiftes budgettet med regnskabet. Regnskabsmødet skal afholdes senest d. 31. december.

I finder skabelonen til invitation og referat til regnskabsmøde under Toolkit.

Regnskabet lægges på kollegiets hjemmeside. Det sørger Kollegiekontoret for.

Bestyrelsen skal sørge for at det korte referat sendes videre til Kollegiekontoret, som sørger for at referatet lægges på jeres hjemmeside. Kollegiekontoret registrer også hvem der er valgt til bestyrelsen og sørger for, at jeres beslutninger føres ud i livet.

Er du i tvivl om, hvordan afstemninger foregår, se punktet afstemninger på beboermøder nedenfor

Bestyrelsen repræsenterer beboerne og har indflydelse på kollegiets drift, økonomi og aktiviteter. Her kan du læse om seks af bestyrelsens vigtigste opgaver.

1. Foreslå arbejder og aktiviteter på kollegiet.

Bestyrelsen kan foreslå  forbedringer og aktiviteter på kollegiet. Ønsker til det kommende års budget skal sendes til Kollegiekontoret inden nytår.

Bestyrelsens opgave er at sætte retning og træffe beslutninger – ikke at stå for den daglige administration. Kollegiekontoret vurderer derfor forslagene og sikrer, at de kan gennemføres inden for de økonomiske og juridiske rammer. Herefter udarbejder Kollegiekontoret et forslag til kollegiets budget.

Hvis bestyrelsen ikke sender forslag, udarbejder Kollegiekontoret budgettet på baggrund af kollegiets behov og den driftsansvarliges vurdering.

De overordnede rammer for arbejder og aktiviteter skal godkendes på et beboermøde, før de sættes i gang. Medfører et forslag en huslejestigning på mere end 15 procent af den gældende årlige husleje, skal forslaget sendes til urafstemning blandt kollegiets beboere, hvis mindst 25 procent af de stemmeberettigede deltagere på beboermødet kræver det.

2. Gennemgå budget og regnskab

Bestyrelsen gennemgår og godkender kollegiets budget og årsregnskab sammen med repræsentanter fra Kollegiekontoret.

Budgettet skal derefter fremlægges til godkendelse på beboermødet. Læs mere under Budget- og regnskabsmøde med Kollegiekontoret.

3. Bruge de afsatte beløb til sociale aktiviteter

Bestyrelsen beslutter, hvordan de beløb, der er afsat til sociale aktiviteter og afdelingsmøder, skal bruges.

Pengene skal anvendes til formål, der kommer afdelingens beboere til gavn. Læs mere under Sociale aktiviteter.

4. Være med til at sikre god orden

Bestyrelsen skal holde øje med, om der er god orden i afdelingen. Bestyrelsen skal ikke selv behandle konkrete klager eller give påtaler til enkelte beboere. Sådanne sager skal sendes videre til Kollegiekontoret.

5. Indkalde til beboermøde

Bestyrelsen skal indkalde til og være med til at gennemføre det ordinære beboermøde. På mødet kan beboerne blandt andet tage stilling til budgettet, indkomne forslag og valg til afdelingsbestyrelsen.

Læs mere under Beboermødet.

6. Holde bestyrelsesmøder

Afdelingsbestyrelsen holder møder efter behov og træffer beslutninger om bestyrelsens løbende arbejde.

Læs mere under bestyrelsesmøder.

Her finder du ansøgningsskemaet til at ansøge om tilskud til fysiske tiltag.

Her finder du ansøgningskemaet til at ansøge om tilskud til sociale aktiviteter.

Senest 1. januar giver I besked til jeres projekt- og driftsleder, hvis I ønsker at ændre beløbet, der skal reserveres til sociale aktiviteter fra 1. august.

Senest 15. marts skal kassereren have lavet et budget i Sharepoint for det næste regnskabsår, som begynder 1. august. Man kan f.eks. bruge pengene herfra til sociale arrangementer for alle beboere og til mad og drikke på beboermøderne.

Se punktet kasserer for mere information om denne post.

Se en how to guide i Toolkit

Som medlem af bestyrelsen har du indflydelse på, hvad der sker på dit kollegie.

Bestyrelsens vigtigste opgave er at repræsentere beboerne og være med til at sætte retningen for kollegiet. Det sker i tæt samarbejde med Kollegiekontoret.

Bestyrelsen står ikke for den daglige drift og kan som udgangspunkt ikke selv lave aftaler med håndværkere, leverandører eller andre på kollegiets vegne.

Bestyrelsen kan blandt andet:

• komme med forslag til nye aktiviteter og initiativer
• gennemgå og godkende kollegiets budget og regnskab
• præsentere budgettet og de overordnede rammer for projekter og aktiviteter på beboermødetfølge op på de beslutninger, som beboerne træffer på beboermødet.

Har I en idé til en forbedring, et nyt initiativ eller et projekt på kollegiet? Så foregår processen typisk sådan:

1. I tager idéen op med kollegiets driftsleder.
2. Kollegiekontoret undersøger, om idéen kan gennemføres, og hvad den vil koste.
3. Hvis projektet skal være en del af næste års budget, bliver det taget med i budgetforslaget.
4. Budgettet og de overordnede rammer bliver præsenteret for beboerne på kollegiemødet.
5. Når de nødvendige beslutninger er truffet, sørger Kollegiekontoret for det videre forløb og for, at arbejdet bliver udført.

Er der tale om et mindre projekt, som allerede kan betales inden for årets godkendte budget, kan det ofte aftales direkte med driftslederen.

I kan finde oplysninger på jeres kontakter på Kollegiekontoret på webzonen.

Møder i bestyrelsen indkaldes med mindst otte dages varsel. Hvis bestyrelsen behandler fortrolige sager, skal mødet eller den relevante del af mødet holdes lukket. Bestyrelsens medlemmer har tavshedspligt om fortrolige oplysninger.

Bestyrelsen kan træffe beslutninger, når mindst halvdelen af medlemmerne er til stede. Forpersonen leder mødet, og beslutninger træffes ved simpelt flertal. Hvis stemmerne står lige, er forpersonens stemme afgørende. Er forpersonen ikke til stede, skal sagen udsættes til et senere møde, hvis stemmerne står lige.

Der skal skrives referat af mødet. Referatet sendes til Kollegiekontoret – enten til sekretariatet eller til kollegiets projekt- og driftsleder. Det gør det muligt for Kollegiekontoret at hjælpe med og følge op på bestyrelsens beslutninger.

Referatet skal også offentliggøres, så beboerne kan følge med i afdelingsbestyrelsens arbejde. Fortrolige og personfølsomme oplysninger må ikke fremgå af den offentliggjorte version.

Budgetmøder
Bestyrelsen holder i marts eller april møde med Kollegiekontoret, hvor det kommende års budget gennemgås og godkendes. Jeres økonomimedarbejder, projekt- og driftsleder og varmemester er med til mødet.

Beboermødet skal også godkende budgettet, så bestyrelsen har til opgave at fremlægge budgettet på beboermødet. På baggrund af budgettet varsler Kollegiekontoret evt. huslejestigninger til beboerne.

Regnskabsmøder
I oktober eller november holdes der møde, hvor det foregående års regnskab gennemgås og godkendes.

På kollegier med to årlige beboermøder forelægger bestyrelsen regnskabet for beboerne til godkendelse.

Budgettet og regnskabet godkendes udover af afdelingsbestyrelsen og afdelingsmødet også af hovedbestyrelsen. Hvis der er uenighed om et budget blandt de parter, som skal godkende det, bliver det sendt til Aarhus Kommune, som træffer endelig afgørelse om det.

Kollegiekontoret aftaler i god tid inden mødetider med jer. I kan finde budgetter og regnskabet på kollegiets hjemmeside og på webzonen.

På budget- og regnskabsmøderne snakker vi også om kollegiets drift.  Hvis du har spørgsmål eller bemærkninger til kollegiets nuværende eller fremtidige drift eller til varmemestrenes arbejde, er det et oplagt tidspunkt at tage dem op på.

Hvis I vil har ideer til nye tiltag på kollegiet, som kan få indflydelse på huslejen, så skal I i god tid inden mødet sende en mail til jeres driftsleder, så han eller hun kan forberede sig på at snakke med jer om det på mødet.

Ekstraordinært beboermøde holdes når:

• bestyrelsen finder anledning hertil
• mindst 25 % af de fremmødte stemmeberettigede deltagere på et beboermøde ønsker et bestemt emne behandlet
• der tidligere er truffet en beslutning om det
• Kollegiekontorets bestyrelse beder afdelingsbestyrelsen om det

Indkaldelse til ekstraordinært afdelingsmøde skal ske med mindst to ugers varsel

På det ekstraordinære afdelingsmøde vil kun de punkter, der har forårsaget mødet, kunne blive behandlet.

Kontakt Kollegiekontoret, hvis I vil indkalde til et ekstraordinært beboermøde.

Alle stemmeberettigede beboere har ret til at stille et forslag og få det behandlet på et beboermøde.

Forslag skal sendes til bestyrelsen senest 2 uger inden beboermødet afholdes.

Forslagene skal offentliggøres for kollegiets beboere på hjemmesiden senest en uge før mødet.

Kollegiekontoret vil kommentere eller lave beregninger på forslag, så vidt det er muligt. Hvis det kræver indhentning af tilbud, er det ikke altid vi kan nå det på 14 dage – så send forslag i så god tid som muligt.

SKABELON TIL FORSLAG (udfyldes og sendes til bestyrelsen).

Når budgettet er godkendt, sender Kollegiekontoret meddelelse til alle beboere om eventuelle huslejeændringer. Huslejestigninger meddeles til beboeren mindst tre måneder før de træder i kraft.
Eventuelle huslejenedsættelser varsles mindst en måned før.

Det er kassereren som får adgang til sharepoint, hvor han eller hun kan få overblik over regnskabet, som Kollegiekontoret laver for jer.

Kassereren skal sørge for at alle bilag er sendt til socialakt@kollegiekontoret.dk  senest senest 15/8.

Kasserer

Kollegiekontoret behandler klagesager.

Hvis I modtager klager, er jeres opgave at sende klagerne videre til Kollegiekontoret på klage@kollegiekontoret.dk .

Hvis I er vidende om alvorlige husordensovertrædelser, vil vi også gerne høre fra jer.

I kan evt. henvise beboere til at benytte sig af Kollegiekontorets klagesagsblanket, som ligger under menupunktet blanketter her på hjemmesiden

Information om hovedbestyrelsen findes her.

Jeres regnskabsår løber fra d. 1.8 til den 31.7.

Hvis jeres bestyrelse vil nedskrive jeres måde at arbejde på i en forretningsorden, kan I bruge denne standard: Standard forretningsorden for bestyrelsen (link)

Bestyrelsen har tavshedspligt vedrørende fortrolige oplysninger angående kollegiets og beboeres forhold forhold, herunder beboeres personlige og private anliggender.

Indimellem er der behov for, at en sags afgørelse lægges ud til urafstemning, der er en skriftlig (hemmelig) afstemning blandt alle stemmeberettigede i afdelingen.

Urafstemning finder sted, når:

• 25 % af de fremmødte stemmeberettigede på afdelingsmødet beslutter, at et forslag der behandles på et afdelingsmøde vedr. budgettet, skal afgøres endeligt ved en urafstemning.
• 25 % af de fremmødte stemmeberettigede på afdelingsmødet beslutter, at et forslag, der vedrører vedligeholdelsesarbejder eller andre planlagte aktiviteter, som medfører en huslejestigning på mindst 15 % skal afgøres endeligt ved en urafstemning.
• afdelingsbestyrelsen beslutter, at et forslag, som egentlig hører under afdelings-bestyrelsens eget beslutningsområde, skal afgøres endeligt ved urafstemning.
• Flertallet af fremmødte på afdelingsmødet ønsker et emne behandlet, som ikke vedrører budgettet eller aktiviteter i afdelingen. (F.eks. husordensændringer)

Hvis et forslag har været til urafstemning, kan en ny urafstemning om samme forslag først finde sted efter det efterfølgende afdelingsmøde, hvor budgettet er på dagsordenen.

For urafstemninger gælder følgende:

• Afstemningen skal være hemmelig.

• Det, der stemmes om, skal være krystalklart.
• Afstemningsmaterialet skal være formuleret sådan, at beboerne skal sige JA eller NEJ til et bestemt spørgsmål – og kende konsekvensen af dette JA eller NEJ.
• Beboerne skal vide nøjagtigt, hvor de skal aflevere deres stemmeseddel, i hvilken form og hvornår der er sidste frist for rettidig indlevering.
• Stemmesedlen skal afleveres på et neutralt sted, f.eks. i en aflåst boks på ejendomsfunktionærens kontor eller lignende.
• Hver bolig/lejekontrakt har to stemmer, uafhængig af antallet af beboere i boligen.

• Hvis et forslag skal til urafstemning, skal I henvende jer til Kollegiekontoret for hjælp til at gennemføre urafstemningen. Det kan være vanskeligt at bære sig rigtigt ad i forbindelse med en urafstemning – og hvis man laver fejl, kan det betyde, at afstemningen i værste fald er ugyldig.

Læs mere om urafstemning her: Pdf. om urafstemning.

Ved indtrædelsen i bestyrelsen har du fået en mail fra Kollegiekontoret, som indeholder de koder, du skal bruge til at logge på WebZonen på kollegiekontoret.dk.

WebZonen er en informationskilde i forbindelse med dit bestyrelsesarbejde. Her finder du bl.a. referater fra budget- og regnskabsmøderne samt budgetter og regnskaber. Du finder også en oversigt over alle adresser på dit kollegium, hvoraf det fremgår, hvornår der flytter nye lejere ind (denne kan f.eks. være relevant, hvis I beslutter jer for at lave en velkomstkomité til nye lejere).

Se årsplanen for bestyrelser.