1) Leje af fællesrummet kan kun ske til beboere på Vestergade Kollegiet
2) Lokalet kan lejes ved at anmode herom på Vestergadekollegiet.dk, under fanen fællesrum
a. I anmodningen skal medsende fulde navn, adresse, samt telefonnummer som man kan kontaktes på.
3) Leje af fællesrummet koster 100 kr. Derudover er der et depositum på 500 kr. når man lejer fællesrummet.
Det samlede beløb på 600 kr. afleveres kontant, når nøglerne til anlægget udleveres, samt lejekontrakten underskrives. Dette sker ved lejemålets begyndelse, hvor lejer og en fra bestyrelsen mødes i fællesrummet. Depositummet returneres ved aflevering af nøgler og rengjort fællesrum.
Afholdes et arrangement, hvor alle beboere er inviteret, er det gratis at leje fællesrummet.
4) Når der holdes fester hvor musikanlægget benyttet, skal døre og vindue holdes lukket.
5) Regler angående brug af musikanlægget:
a. Søndag til torsdag skal anlægges generelt holdes på et acceptabelt niveau og slukkes kl. 24.
b. Fredag og lørdag skal der slukkes for anlægget senest klokken 02:00
c. I eksamensperioderne (10. december-31. januar samt 10. maj – 30. juni) gælder at anlægget skal slukkes klokken 22 i hverdagene, samt klokken 24 i weekenden
6) I tilfælde af klager fra naboerne kan et bestyrelsesmedlem lukke en fest efter den tredje klage. Hvis man ønsker at klage over larm fra fællesrummet, kan man kontakte et af bestyrelsesmedlemmerne. Kontaktoplysninger på disse findes på hjemmesiden, samt på opslagstavlen i D-bygningen.
7) Fællesrummet udlejes for en periode på 23 timer. Denne periode strækker sig som udgangspunkt fra klokken 15:00-14:00.
8) Man kan leje fællesrummet op til 3 måneder før den ønskede lejedato. Bestyrelsen forbeholder sig retten til at afvise bookinger og udlejning på datoer, hvor ingen af medlemmerne er til stede på kollegiet. Særligt i perioderne 1. juli-15. august, påsken samt mellem jul og nytår, kan det ikke med sikkerhed forventes, at der er udvalgsmedlemmer til stede på kollegiet.
Ved leje nytårsaften bliver der oprettet en pulje, hvor der trækkes lod blandt dem der ønsker at leje det. Denne lodtrækning finder sted d. 1. november. Lod i puljen skal være indgivet senest dagen før lodtrækningen klokken 12.
9) Fælleshuset skal afleveres i rengjort og opryddet stand (hvad der præcis skal rengøres og hvordan, kan ses på hjemmesiden. Bemærk at man selv skal medbringe viskestykker og karklude til dette.
10) Bestyrelsen kontrollerer efter endt udlejning, at rengøring er udført tilfredsstillende, og at alt inventar er intakt. Ved mangler trækkes beløbet fra depositum efter en konkret vurdering af manglens størrelse. Er rengøring ikke fyldestgørende, og vil lejer af fællesrummet ikke gøre mere, betaler lejer for rengøringsfirma for egen regning.
11) Via lejekontrakten skriver lejeren af fællesrummet under på at ville dække skader og rengøring, der måtte være mere omfattende end depositummets beløb.
12) Overtrædelse af dette reglement vil føre til advarsel og karantæne fra at leje fællesrummet de næste seks måneder. To advarsler vil føre til permanent udelukkelse fra at kunne leje fællesrummet.
13) Fællesrummet må ikke benyttes til overnatning af hensyn til bransmyndighederne. Desuden må der, ifølge brandmyndigheder max være x antal personer i lokalet.
