Organisationen
Kollegiekontoret er en beboerstyret boligorganisation. Beboerne har flertal i alle de styrende organer og dermed bestemmende indflydelse på Kollegiekontorets virke og ungdomsboligsituationen i Aarhus.
Repræsentantskabet
Repræsentantskabet er Kollegiekontorets øverste myndighed. Den består af hele Kollegiekontorets organisationsbestyrelse + 1 repræsentant fra hver afdeling.
Organisationsbestyrelsen
Organisationsbestyrelsen består af 17 medlemmer. Bestyrelsen er bl.a. ansvarlig for, at Kollegiekontorets drift sker i overensstemmelse med de gældende regler. Den tager desuden beslutninger angående køb af grunde samt iværksættelse af nyt byggeri.
Medlemsfordeling:
9 vælges af repræsentantskabet blandt afdelingsbestyrelserne.
4 vælges af garantforsamlingen efter indstilling fra de selvejende institutioner og/eller de øvrige garanter.
2 vælges af garantforsamlingen. Disse skal have sagkundskab indenfor byggevirksomhed og administration af fast ejendom.
2 vælges af medarbejderne.
Forretningsudvalget
For at lette beslutningsgangen har organisationsbestyrelsen uddelegeret opgaver til forretningsudvalget. Forretningsudvalget består af 5 medlemmer, som er valgt fra og af organisationsbestyrelsen. I praksis er det forretningsudvalget, som tager sig af organisationsbestyrelsens arbejde.
Afdelingsbestyrelsen
Et afdelingsbestyrelsesmedlem er en beboer på et kollegium, som er med til at lede kollegiet og varetage de andre beboeres interesser. Der sidder en afdelingsbestyrelse i hver af Kollegiekontorets 26 "afdelinger", som de kollegier, der hører under Kollegiekontoret også kaldes. Afdelingsbestyrelsen består typisk af 3 eller 5 medlemmer, som bliver valgt for et år af gangen på et afdelingsmøde (et møde for alle beboere)
Beboerrådet
Et beboerrådsmedlem er en beboer på et selvejende kollegium. Der sidder et beboerråd på hvert af de fire selvejende kollegier, der administreres af Kollegiekontoret (Ravnsbjerg Kollegiet, Vilh. Kiers Kollegium, Skjoldhøjkollegiet og Tandlægekollegiet). Beboerrådet består af 3-7 medlemmer, som vælges på et beboermøde (et møde for alle beboere).